Краткая памятка по внедрению корпоративного портала
- Определите цели внедрения портала (коммуникации, управление задачами, обучение).
- Выберите платформу с учетом масштаба и специфики бизнеса.
- Настройте архитектуру портала: разделы, роли, права доступа.
- Интегрируйте портал с существующими CRM, HRM и другими системами.
- Запустите пилотный проект для тестирования функционала.
- Обучите сотрудников работе с порталом и его модулями.
- Внедрите систему геймификации для повышения вовлеченности.
- Настройте аналитику для отслеживания эффективности.
- Регулярно обновляйте контент и базу знаний.
- Собирайте обратную связь от сотрудников для улучшения портала.
- Планируйте поэтапное масштабирование функционала.
- Обеспечьте техническую поддержку и регулярное резервное копирование.
Основные характеристики корпоративного портала
Корпоративный портал — внутренний инструмент, с помощью которого компания организует, планирует и автоматизирует свою деятельность. Единый веб-интерфейс открывает доступ к рабочим делам: задачам, документам, новостям и перепискам.
В каком разделе сотрудник проводит большую часть времени, зависит от должностных обязанностей. Отдел продаж чаще использует CRM, HR-менеджер — бизнес-процессы и смарт-процессы, PR-специалист публикует новости в ленте, а топ-менеджеры анализируют отчётность. Есть и общие для всех разделы, например, задачи и проекты, чаты или календарь.
Структура меню корпоративных порталов не всегда одинакова. Портал может быть интегрирован с разными внешними системами и кастомизирован разработчиками — в таких случаях появляются новые разделы, персонализированные под конкретные бизнес-задачи. К примеру, наш корпортал интегрирован с Azure, так как программисты управляют в ней проектами и нужно вести учёт рабочих часов.
Архитектура корпоративного портала
Типичное меню корпоративного портала — набор разделов, которые обязательно присутствуют при установке «коробки» Битрикс24. На их основе и делаются дальнейшая кастомизация и доработки меню. Разделов много, поэтому сгруппируем их по блокам в соответствии с целями и назначением.
Онлайн-офис
Под «онлайн-офисом» мы понимаем сервисы, которые автоматизируют рутину, избавляют пользователей от бумажной волокиты. В комплексе они образуют виртуальный филиал компании, где можно найти информацию о любом сотруднике или провести встречу.
Так, портал обеспечивает все условия для удалённой работы. Особенно если у вас три офиса, гибридный график или часть сотрудников работают дистанционно из разных городов.
База знаний. Информация о миссии компании, описание процессов, инструкции, обучающие материалы, регламенты — всё внутри единого хранилища. Незаменимый инструмент HR-отдела, который помогает быстро адаптироваться новым сотрудникам и развиваться тем, кто уже давно работает в штате.
Диск и Документы. Документы из задач, доступные для просмотра, хранятся на диске — в единой базе файлов. Встроенный редактор в разделе «Документы» позволяет редактировать тексты, таблицы и презентации в режиме реального времени, отправлять в сообщениях, прикреплять к задачам.
С помощью бизнес-процессов можно автоматизировать электронный документооборот.
Календарь. Сервис для планирования рабочего времени, показывает встречи и задачи на день, неделю или месяц. В нём также доступен график занятости переговорных, что даёт возможность планировать встречи и занятость коллег.
Бизнес-процессы. Если нужно согласовать счёт, оформить отпуск или удалённую работу, заказать расчётный лист по зарплате, можно больше не искать ответственных и не ждать бухгалтера около кабинета. Эти задачи выполняют бизнес-процессы в корпоративном портале.
С помощью новой функционьности смарт-процессов можно автоматизировать и визуализировать целые направления бизнеса, требующие участия многих сотрудников.
Виртуальное присутствие в офисе. Ещё две полезные опции для организации удалённой работы — «Пульс компании» и «Начать/завершить рабочий день». Первый показывает, сколько человек сейчас онлайн, а второй фиксирует рабочие часы.
Задачи и проекты
В разделе «Задачи и проекты» собраны все дела, которые ведёт сотрудник. Есть несколько ролей: Делаю, Помогаю, Поручил, Наблюдаю. История по каждой задаче сохраняется, чтобы отслеживать ход выполнения.
Для работы с задачами и проектами сотрудники используют разные методики: разбивку по срокам, канбан, диаграмму Ганта. Для повторяющихся задач подойдут готовые шаблоны. Чтобы усилить контроль, можно создавать задачи, которые нельзя закрыть без утверждения руководителем.
Система оповещений — цветовая идентификация помогает помнить о важных задачах и встречах, подсвечивает красным графу «Просрочены».
Группы и Проекты. Объединяют сотрудников вокруг проекта, клиента или направления для командной работы. Внешние заказчики или партнёры тоже могут быть участниками рабочих групп, если им отправили приглашение.
Скрам. Раздел для работы с задачами по гибкому методу Скрам. Подразумевает, что команда разбивает на части крупный проект и выполняет его постепенно, по одному фрагменту. Например, задача ставится на двухнедельный цикл — спринт — к концу которого команда получает бизнес-результат.
Роботы в задачах. Автоматизируют действия при переходе задачи в указанную стадию: отправить письмо, сменить ответственного, сменить статус, удалить.
Отчёты. Рабочие отчёты руководителю, оценка отчёта от руководителя, таблица отчётов всех сотрудников, расписание отчётов — эти возможности находятся в «Задачах и проектах». Выполненные задачи и встречи из календаря добавляются в отчёты автоматически.
Внутренние коммуникации
Полезная опция — поставить задачу прямо из чата. Постановщиком и Исполнителем будете назначены вы, а Наблюдателем — собеседник.
Почта. В веб-интерфейсе почтового клиента можно полноценно работать с корпоративной почтой: обсуждать письма с коллегами, настроить общий доступ к ящику, ставить задачи из письма.
Социальная сеть
Как показывает практика, сотрудникам нравится читать новости, ежемесячные дайджесты о жизни компании, смотреть отчёты о корпоративах и мероприятиях. Все активно комментируют и ставят лайки. Чтобы создать полноценную соцсеть в компании, Битрикс предлагает несколько инструментов.
Новости. Можно назвать этот раздел главной страницей сайта, ведь именно на неё пользователь попадает, открывая портал. Он видит последние публикации, новости, а также задачи бизнес-процессов, которые требуют его участия.
Сбоку расположен виджет «Ближайшие события», который напоминает о планёрках, встречах, отпусках и днях рождения коллег.
Видеоконференции. Аналог Zoom: сотрудник создаёт встречу, делится ссылкой с коллегами. От посторонних людей конференция защищена паролем.
Фотогалерея. Раздел с фотоальбомами: корпоративные снимки сотрудников для сайта, отчёты о мероприятиях.
Мероприятия. Видеозаписи вебинаров, онлайн-конференций. В нашей компании сотрудники часто проводят интересные митапы, и если кто-то не успевает присутствовать онлайн, потом смотрит в записи в этом разделе.
Дайджест. Каждый месяц мы выпускаем дайджест новостей компании. Коллеги в неформальном стиле делятся своим мнением, что важного произошло за месяц: клиенты, проекты, события.
Сайты. Удобный конструктор лендингов. Хостинг не нужен, так как в результате получается готовый рабочий сайт.
CRM
Лиды поступают в CRM из всех каналов коммуникаций, сохраняется история взаимодействия с каждым, кто обращался в компанию: когда и откуда он пришёл, какие вопросы задавал, что ему ответил менеджер, обращался ли он повторно.
Система идентифицирует клиента, даже если он звонил с разных номеров, заполнил форму на сайте, писал в мессенджер, а купил в офлайн-магазине. Все точки касания прикрепляются к одному ID.
Контакт-центр. CRM автоматически распределяет входящие заявки между менеджерами, в том числе обращения из мессенджеров.
CRM-аналитика. Аналитическая система позволяет изучить результативность сделок и менеджеров по продажам, движение клиентов по воронке и денежные показатели. Аналитические данные используются при построении планов продаж.
Для кого подойдёт Mirapolis Portal?
Для тех, кто хочет, получить готовое решение для реализации бизнес-задач, для организации внутренних коммуникаций, совместной работы, размещения справочной информации и нормативной документации компании, организации эффективной системы взаимодействия между подразделениями и сотрудниками компании.
Информирование сотрудников
Порталом ежедневно пользуется большинство сотрудников компании. А значит, вы можете транслировать ценности компании, формировать позитивный имидж работодателя, доносить информацию и поддерживать бизнес-процессы, используя такие функции портала, как:
- ленты новостей и объявлений – сотрудники всегда в курсе событий видят новости в удобной форме;
- страницы о компании – дайте сотрудникам почувствовать себя частью целого, рассказав о традициях и ценностях организации;
- блоги и публикации корпоративного издания – успехи компании вдохновляют, рассказывайте о них регулярно, поддерживая лояльность и информированность персонала;
- баннеры и слайдеры- визуальная информация воспринимается легче, акцентируйте внимание на важном, используя эти эффективные инструменты;
- уведомления — используйте уведомления, и сотрудники всегда будут в курсе важных событий.
2.Улучшение коммуникаций сотрудников
Эффективные коммуникации между сотрудниками — один из важнейших факторов успеха бизнеса в условиях изменений.
Корпоративный портал значительно упрощает вертикальные и горизонтальные коммуникации. А удобство системы Mirapolis Portal, включая функцию автоматического обновления из 1С, быстрый поиск, фильтры и простую персонализацию, сделает решение этой задачи проще и приятнее. Рассмотрим, какие блоки позволят реализовать её.
- Организационная структура, с карточками подразделений и возможностью перехода в профиль сотрудника.
- Справочник сотрудников, с возможностью интеграции с 1C
- Карточки сотрудников и подразделений, чтобы каждый был в курсе того, за что ответственен отдельный сотрудник и подразделение.
- Новые сотрудники и назначения — знакомимся и выстраиваем эффективные коммуникации с раннего этапа взаимодействия.
- Телефонный справочник и мгновенные сообщения – для быстрых коммуникаций.
- Календарь отсутствий – все в курсе кто и когда уходит в отпуск и могут планировать рабочие процессы эффективно
- Опросы и голосования – возникла идея, которая кажется удачной? Опросите сотрудников и узнайте, так ли это на самом деле. Получайте оперативную обратную связь.
- Доска почёта — героев нужно знать в лицо. Мотивируем становиться лучше.
- Дни рождения – возможность поделиться праздником с коллегами и повод поблагодарить за вклад в общее дело.
3.Социализация и объединение коллектива
Ваши сотрудники сидят за соседними столами или их разделяют километры пути? Люди – основа успешной организации. Помогите им объединиться, создав дружную и эффективную команду.
Используйте блоки корпоративного портала для создания удобной и современной коммуникативной среды:
- комментарии и лайки;
- видео и фото галереи;
- форум и сообщества;
- доска объявлений.
4.Геймификация и вовлечение в процессы работы и обучения
К счастью, время, когда труд был принудительным, прошло и на работе людям нужно больше, чем просто отрабатывать свои часы. Традиционные методы мотивации можно усилить, сделав достижение целей компании интересным и увлекательным для сотрудника занятием. Вы можете реализовать ваши идеи по вовлечению персонала в рабочий процесс или обучение, воспользовавшись такими инструментами как:
- бейджи за достижения;
- рейтинги в различных номинациях;
- игровая валюта для обмена на полезные сотрудника услуги и предметы в «Магазине подарков»;
- блок «Сказать спасибо», чтобы выразить благодарность коллеге публично.
Используйте эти возможности, чтобы организовать интересную среду, исходя из ваших замыслов.
5.Совместная работа
В век интернета границы и расстояния стёрты, и вы можете организовать рабочую среду для сотрудников из разных уголков планеты. Портал, как платформа для совместной продуктивной работы, упрощает взаимодействие и повышает эффективность труда.
- Страницы подразделений и проектов. В витрине проектовотражены текущие и завершённые проекты, каждый сотрудник может узнать об успехах коллег и достижениях компании. На страницах подразделений – информация о том, какой отдел чем занимается и возможность подать в него запрос.
- Поиск по документам, существенно сэкономит время.
- Рабочие группы и сообщества для совместной деятельности.
- Банк идей – дайте возможность сотрудникам внести свой вклад в совершенствование компании. В этом блоке каждый может внести идею на рассмотрение.
- Личный кабинет руководителя, в котором он видит список сотрудников, график их отсутствий, ход обучения – всё в единой системе.
6.Сервисы и бизнес-процессы
Делаем регулярные административные процессы удобнее для всех сотрудников. Каждый сотрудник периодически взаимодействуют с HR, IT, АХО, юридическим или финансовым департаментом.
Портал помогает автоматизировать работу с заявками и упрощает работу этих подразделений. Через него очень просто подать заявку на:
- заказ справки 2-НДФЛ;
- заказ справки с работы;
- заказ канцелярии;
- подбор персонала;
- организацию рабочего места и другие.
7.Библиотека документов и база знаний
Создание базы знаний позволит новым сотрудникам быстрее адаптироваться и показать результат, а старожилам быть в курсе обновлений. Для этого вам доступны:
- библиотека регламентов, шаблонов и прочих документов;
- версионность – возможность сохранения и редактирования одновременно нескольких версий документов;
- история изменений документов;
- назначение ответственных сотрудников за документы;
- гибкая система доступа – контролируйте доступ к разным ресурсам исходя из политики компании;
- полнотекстовый поиск по документам.
8.Аналитика эффективности процессов внутренней коммуникации
Решение включает в себя наиболее эффективные для задач внутренних коммуникаций разделы. Однако у каждой компании есть свои особенности и у вас должно быть понимание того, насколько хорошо работают те или иные разделы в вашей организации. Средства аналитики помогают развивать корпоративный портал, понять, как им пользуются сотрудники.
- глубокая интеграция с Яндекс Метрика и;
- интеграция с Matomo для веб-аналитики на ваших серверах;
- срезы по должностям, городам, подразделениям;
- встроенная система отчетов о посещаемости.
9.Масштабирование до полнофункциональной HCM
Работа с персоналом требует системного подхода. Архитектура решений Mirapolis позволяет в короткие сроки внедрить дополнительные модули для развития персонала, получив доступ к функционалу всех систем из единой точки входа. К примеру, популярное сегодня сочетание с системой дистанционного обучения Mirapolis LMS. Кейс о том, как получить синергетический эффект от использования обеих систем читайте здесь.
По мере роста потребностей в развитии персонала, вы можете легко развить корпоративный портал до полнофункциональной HCM системы, дополнив необходимыми модулями от подбора и обучения до оценки и карьерного развития персонала.
Часто задаваемые вопросы о корпоративном портале
Вопрос: Какие основные функции выполняет корпоративный портал?
Ответ: Корпоративный портал объединяет инструменты для коммуникации, управления задачами, документооборота и социального взаимодействия сотрудников.
Вопрос: Чем корпоративный портал отличается от обычного сайта?
Ответ: Портал предназначен для внутреннего использования сотрудниками и включает закрытые разделы, личные кабинеты и интеграцию с бизнес-системами.
Вопрос: Как портал помогает улучшить внутренние коммуникации?
Ответ: Он предоставляет единую среду для обмена новостями, объявлениями и обратной связью между отделами и руководством.
Вопрос: Можно ли настроить портал под специфику компании?
Ответ: Да, современные платформы, такие как Mirapolis Portal, позволяют гибко настраивать модули, роли и интерфейс.
Вопрос: Какие данные можно анализировать с помощью портала?
Ответ: Портал предоставляет аналитику по вовлеченности сотрудников, эффективности коммуникаций и использованию корпоративных сервисов.
Вопрос: Как портал поддерживает совместную работу над проектами?
Ответ: Через модули задач, проектов, общих документов и календарей, доступных всем участникам команды.
Вопрос: В чем преимущество геймификации на портале?
Ответ: Геймификация повышает мотивацию и вовлеченность сотрудников через рейтинги, бейджи и соревновательные элементы.
Вопрос: Как портал интегрируется с CRM и другими системами?
Ответ: Портал может быть интегрирован через API, что позволяет синхронизировать данные о клиентах, задачах и отчетах.
Вопрос: Какие требования к безопасности предъявляются к порталу?
Ответ: Портал должен поддерживать разграничение доступа, шифрование данных и соответствовать политикам информационной безопасности компании.
Вопрос: Как масштабируется портал при росте компании?
Ответ: Платформа позволяет добавлять новых пользователей, модули и функциональные блоки без потери производительности.
